A apostila permite certificar a origem de um documento público português para que este possa ser apresentado noutro país abrangido pela Convenção da Haia. É frequentemente necessária em processos de casamento, nacionalidade, residência, estudo, trabalho, herança ou constituição de empresas no estrangeiro. Contudo, nem todos os documentos podem ser apostilados da mesma forma.
Antes de iniciar o pedido, é importante confirmar se o documento reúne os requisitos formais necessários. Em https://apostila.com.pt/ é possível obter apoio na preparação e no pedido da apostila de documentos emitidos em Portugal, evitando deslocações e procedimentos desnecessários.
A questão principal não é apenas saber de que tipo de documento se trata. Também é necessário verificar quem o emitiu, de que modo foi assinado, se a assinatura pode ser reconhecida e em que país o documento será utilizado. Dois documentos com conteúdo semelhante podem exigir procedimentos diferentes consoante a entidade emissora e o respetivo formato.
O que significa apostilar um documento?
A apostila é uma certificação da autenticidade da assinatura constante de um ato público, da qualidade em que atuou a pessoa que o assinou e, quando aplicável, da identidade do selo ou carimbo colocado no documento.
Isto significa que a apostila não confirma que todas as informações contidas no documento são verdadeiras. Também não substitui uma tradução, não reconhece automaticamente um grau académico e não garante que o documento será aceite para uma finalidade específica. A decisão final pertence sempre à entidade que irá receber o documento no país de destino.
Em Portugal, a apostila é emitida pelas autoridades competentes do Ministério Público. O documento deve ter sido emitido em território português e destinar-se, em princípio, a ser apresentado num país em relação ao qual vigore a Convenção da Haia de 1961.
Quando o país de destino não estiver abrangido pela Convenção, poderá ser necessária a legalização consular. Também existem situações, sobretudo dentro da União Europeia, em que determinados documentos públicos podem circular sem apostila. Por isso, convém confirmar as exigências aplicáveis antes de avançar com o pedido.
Que documentos podem ser apostilados em Portugal?
Em termos gerais, podem ser apostilados atos públicos portugueses provenientes de tribunais, conservatórias dos registos, cartórios notariais, ministérios, câmaras municipais, juntas de freguesia e estabelecimentos públicos de ensino.
A possibilidade de apostilar um documento depende, porém, da presença de uma assinatura, selo, carimbo, assinatura digital ou outro elemento que permita identificar oficialmente a entidade ou a pessoa que o emitiu.
Entre os documentos mais frequentemente apostilados encontram-se certidões do registo civil, documentos judiciais, certificados de registo criminal, procurações, diplomas, documentos académicos, certidões comerciais e atos notariais.
Certidões de nascimento, casamento e óbito
As certidões emitidas pelas conservatórias do registo civil estão entre os documentos portugueses mais solicitados para utilização no estrangeiro. Podem ser necessárias para celebrar um casamento, pedir uma nacionalidade, tratar de uma herança, registar um nascimento ou provar uma relação familiar.
Podem ser apostiladas, nomeadamente:
- certidões de nascimento;
- certidões de casamento;
- certidões de óbito;
- certidões relativas a divórcio;
- certidões de perfilhação;
- certidões referentes a alterações de nome;
- outros documentos emitidos pelos serviços do registo civil.
Antes de pedir a apostila, deve verificar-se se o país de destino exige uma certidão recente, uma cópia integral ou um modelo específico. A apostila não prolonga a validade do documento. Se a entidade estrangeira exigir uma certidão emitida nos últimos três ou seis meses, uma certidão mais antiga poderá ser recusada mesmo que esteja devidamente apostilada.
Também importa distinguir a certidão em papel da certidão disponibilizada através de um código de acesso. Quando o ato público é emitido em formato eletrónico, a forma da apostila deve ser compatível com esse formato.
Certificado de registo criminal
O certificado de registo criminal português pode ser apostilado quando se destina a ser apresentado no estrangeiro. É habitualmente solicitado em processos de imigração, emprego, adoção, residência, nacionalidade, atividade profissional ou obtenção de licenças.
Neste caso, é especialmente importante verificar a data de emissão. O certificado de registo criminal tem uma validade limitada e a entidade estrangeira pode estabelecer um prazo ainda mais curto para a sua apresentação.
A apostila não renova o certificado nem altera a sua data de validade. Se o documento expirar durante o processo, poderá ser necessário pedir um novo certificado e uma nova apostila.
Sentenças e outros documentos judiciais
Os documentos emitidos por tribunais portugueses podem, em princípio, ser apostilados. É o caso de:
- sentenças judiciais;
- decisões relativas a divórcio;
- certidões emitidas pelos tribunais;
- documentos relacionados com tutela ou responsabilidades parentais;
- decisões em matéria de adoção;
- documentos provenientes do Ministério Público;
- outros atos emitidos por autoridades ou funcionários ligados aos tribunais.
Nem sempre basta apresentar uma impressão simples da decisão. Pode ser necessária uma certidão judicial, uma cópia certificada ou uma versão com assinatura eletrónica válida.
A apostila certifica a assinatura e a qualidade da pessoa que emitiu ou certificou o documento. Não confirma que uma sentença portuguesa produzirá automaticamente todos os seus efeitos no estrangeiro. Em alguns casos, poderá ser necessário um processo adicional de reconhecimento ou execução da decisão.
Documentos notariais e procurações
Os atos notariais são considerados documentos públicos e podem ser apostilados quando cumprem os requisitos formais aplicáveis. Entre os exemplos mais comuns encontram-se:
- procurações;
- escrituras públicas;
- testamentos e respetivas certidões;
- termos de autenticação;
- reconhecimentos de assinatura;
- certificados notariais;
- cópias certificadas por notário;
- declarações formalizadas perante uma entidade com competência para o efeito.
Uma procuração assinada apenas pelo interessado, sem reconhecimento da assinatura, continua a ser um documento particular. Para poder receber uma apostila, poderá ter de ser previamente reconhecida ou autenticada por notário, advogado, solicitador ou outra entidade legalmente competente.
Neste caso, a apostila incidirá sobre a assinatura e a qualidade da pessoa que efetuou o reconhecimento ou a autenticação. Não certificará diretamente a assinatura particular sem essa intervenção oficial.
Antes de preparar uma procuração para utilização no estrangeiro, recomenda-se confirmar junto da entidade destinatária se é exigido reconhecimento presencial da assinatura, autenticação do documento ou uma forma notarial específica.
Diplomas e documentos académicos
Os diplomas, certificados de habilitações e outros documentos de ensino podem ser apostilados, mas o procedimento varia consoante a entidade que os emitiu.
Entre os documentos académicos mais comuns estão:
- diplomas;
- certificados de habilitações;
- históricos académicos;
- declarações de matrícula;
- certificados de conclusão de curso;
- documentos relativos a unidades curriculares;
- programas e conteúdos de disciplinas;
- certificados de formação profissional.
Os documentos emitidos por estabelecimentos públicos de ensino costumam apresentar uma assinatura oficial suscetível de verificação. Nos documentos provenientes de instituições privadas, poderá ser necessária uma certificação ou autenticação prévia.
A apostila não equivale ao reconhecimento de um diploma. Se o documento for apresentado para continuar estudos ou exercer uma profissão regulamentada, o titular poderá ter de cumprir um procedimento autónomo de reconhecimento académico ou profissional.
Também se deve confirmar se a entidade de destino exige apenas o diploma ou se pretende receber, em conjunto, o certificado de habilitações, o histórico académico ou os programas das disciplinas. Cada documento que necessite de apostila deve ser analisado separadamente.
Documentos de empresas e sociedades
Determinados documentos comerciais e societários emitidos em Portugal podem ser apostilados para utilização em operações internacionais, abertura de contas bancárias, constituição de filiais, participação em concursos, celebração de contratos ou identificação dos representantes de uma empresa.
Podem estar abrangidos:
- certidões do registo comercial;
- certidões permanentes;
- documentos relativos à constituição da sociedade;
- estatutos ou pactos sociais certificados;
- atas autenticadas;
- procurações comerciais;
- certificados emitidos por entidades públicas;
- cópias certificadas de documentos societários.
Uma certidão emitida por um serviço público distingue-se de um documento interno preparado pela própria empresa. Uma ata, declaração ou contrato particular poderá necessitar de reconhecimento de assinatura, autenticação ou certificação antes de ser apresentado para apostila.
Convém também confirmar se o país de destino aceita um código de acesso à certidão comercial ou se exige uma certidão em papel devidamente apostilada.
Documentos emitidos por câmaras municipais e juntas de freguesia
As câmaras municipais e as juntas de freguesia emitem diversos documentos que podem ser necessários no estrangeiro. Dependendo do caso, podem ser apostilados:
- atestados de residência;
- certidões administrativas;
- declarações emitidas pela autarquia;
- licenças;
- certificados relativos a imóveis;
- outros atos assinados por uma autoridade ou funcionário competente.
O documento deve identificar claramente a entidade emissora e conter uma assinatura ou outro elemento de autenticação reconhecível. Um formulário descarregado de um portal, sem assinatura, selo, código de verificação ou certificação, pode não ser suficiente.
Documentos fiscais e administrativos
Também podem ser apostilados certos documentos emitidos pela Autoridade Tributária, pela Segurança Social, por ministérios ou por outros organismos da Administração Pública.
Alguns exemplos são:
- certificados de residência fiscal;
- certidões de situação tributária;
- declarações emitidas por serviços públicos;
- certificados administrativos;
- documentos relativos à Segurança Social;
- licenças e autorizações administrativas.
A admissibilidade deve ser verificada em cada caso. Alguns documentos são emitidos apenas em formato eletrónico e incluem códigos de validação ou assinaturas digitais. Nessa situação, o procedimento deverá preservar a natureza eletrónica do ato.
Os documentos particulares podem ser apostilados?
Um documento particular não pode, em regra, ser apostilado diretamente apenas porque foi assinado em Portugal. É necessária uma intervenção oficial que transforme determinado elemento do documento num ato público suscetível de certificação.
Isso pode acontecer através de:
- reconhecimento de assinatura;
- autenticação do documento;
- certificação de uma cópia;
- registo do documento;
- declaração ou termo notarial.
Um contrato particular, uma declaração, um consentimento ou uma autorização podem, assim, vir a ser apostilados depois de a assinatura ter sido reconhecida ou de o documento ter sido autenticado.
A apostila incidirá sobre o ato oficial de reconhecimento ou autenticação, e não sobre o conteúdo material do contrato ou da declaração. Por esse motivo, é importante escolher previamente a forma de certificação aceite pela entidade estrangeira.
É possível apostilar uma cópia?
Uma fotocópia simples não pode normalmente ser apostilada. Para que uma cópia possa ser apresentada, terá de ser certificada por uma entidade competente.
Depois da certificação, a apostila confirma a assinatura e a qualidade da pessoa que declarou que a cópia corresponde ao documento apresentado. Isto não significa necessariamente que a autoridade tenha verificado a autenticidade do documento original em todos os seus aspetos.
Algumas entidades estrangeiras exigem o documento original apostilado e não aceitam uma cópia certificada. Outras admitem uma cópia certificada e apostilada. A escolha deve ser feita de acordo com as instruções do destinatário.
As traduções podem ser apostiladas?
Uma tradução não se torna automaticamente um documento público por ter sido realizada por um tradutor profissional. Em Portugal, a tradução destinada a utilização oficial é geralmente acompanhada de uma certificação efetuada por uma entidade legalmente competente.
Dependendo das exigências do país de destino, pode ser necessário:
- apostilar primeiro o documento original e traduzi-lo depois;
- traduzir o documento e certificar a tradução antes de pedir a apostila;
- apostilar separadamente o documento original e o ato de certificação da tradução.
Não existe uma sequência universal válida para todos os países e procedimentos. Antes de traduzir ou apostilar, deve confirmar-se o que a entidade estrangeira pretende receber. Caso contrário, poderá ser necessário repetir a tradução, a certificação ou a própria apostila.
Documentos eletrónicos também podem ser apostilados?
Sim. Um documento público português emitido eletronicamente, com assinatura digital ou código de validação, pode ser objeto de apostila eletrónica.
Não é aconselhável imprimir simplesmente um documento eletrónico e tratá-lo como se a impressão fosse o original. A impressão pode não conservar a assinatura digital nem permitir a verificação adequada da origem do documento.
Quando o documento público é eletrónico, a apostila deverá também ser emitida em formato eletrónico. O ficheiro original e os respetivos elementos de validação devem ser conservados durante o procedimento.
Que documentos não podem ser apostilados diretamente?
Entre os documentos que normalmente não podem ser apostilados sem uma formalidade prévia encontram-se:
- documentos particulares sem reconhecimento de assinatura;
- fotocópias simples;
- impressões sem assinatura ou código de validação;
- traduções não certificadas;
- declarações preparadas pelo próprio interessado sem autenticação;
- contratos particulares sem qualquer intervenção oficial;
- documentos estrangeiros emitidos fora de Portugal.
Um documento emitido noutro país não deve ser apostilado em Portugal. A apostila é solicitada no Estado de origem do documento, junto da autoridade competente desse Estado.
Também estão fora do âmbito da Convenção determinados documentos emitidos por agentes diplomáticos ou consulares e certos documentos administrativos diretamente relacionados com operações comerciais ou aduaneiras.
Como verificar se o documento está pronto para receber a apostila
Antes de apresentar o pedido, convém responder a algumas perguntas simples:
- O documento foi emitido em Portugal?
- Será apresentado num país abrangido pela Convenção da Haia?
- Trata-se de um documento público?
- A assinatura ou o selo podem ser verificados?
- O documento está dentro do prazo exigido pelo destinatário?
- É necessário apresentar o original ou basta uma cópia certificada?
- O país de destino exige tradução?
- A tradução deve ser feita antes ou depois da apostila?
- O documento foi emitido em papel ou em formato eletrónico?
Esta verificação evita pedidos recusados e despesas repetidas. Também reduz o risco de receber uma apostila formalmente válida que não corresponde às exigências do processo em causa.
Conclusão
Podem ser apostilados em Portugal muitos documentos emitidos por conservatórias, tribunais, cartórios notariais, estabelecimentos públicos de ensino, ministérios, câmaras municipais, juntas de freguesia e outros organismos públicos.
Os documentos particulares, as cópias e as traduções podem exigir reconhecimento, autenticação ou certificação prévia. Além disso, é necessário considerar o país de destino, a finalidade do documento, o respetivo formato e as exigências da entidade que irá recebê-lo.
Confirmar estas condições antes de pedir a apostila ajuda a evitar atrasos, recusas e a repetição de procedimentos. Cada documento deve ser analisado de acordo com a sua origem e com a utilização concreta que terá no estrangeiro.
